Geschäftsprozesse in Schweizer KMU automatisieren – ohne Fehler

Warum die Prozessautomatisierung für Schweizer KMU zur Priorität geworden ist

Zwischen 2024 und 2025 ist die KI-Nutzung in Schweizer KMU von 22 % auf 34 % gestiegen (+55 %), wie das ICT Journal über onfuture.ch berichtet.

KMU, die ihre wiederkehrenden Aufgaben automatisieren, sparen im Durchschnitt 8 Stunden pro Woche ein, die sie in wertschöpfende Aktivitäten reinvestieren. Laut tanasie.ch kann ein KMU mit 5 bis 50 Mitarbeitenden auch ohne grosses Budget automatisieren.

Entwicklung der KI-Nutzung in Schweizer KMU (2024–2025)

Durchschnittlicher Nutzen der Automatisierung für ein Schweizer KMU

Was genau versteht man unter der Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Bei der Prozessautomatisierung kommen Tools oder Software zum Einsatz, um bisher manuelle Aufgaben automatisch auszuführen, präzisiert tanasie.ch. Das Ziel: Abläufe rationalisieren, Fehler reduzieren und personelle Ressourcen für strategische Tätigkeiten freisetzen, ergänzt atlassian.com.

Beispiele: eine automatische Bestellbestätigung per E-Mail, eine automatisch erstellte Rechnung oder eine Mahnung, die ohne menschliches Zutun ausgelöst wird. Die Automatisierung beschleunigt Prozesse und gewährleistet eine präzise sowie konsistente Ausführung.

Welche Prozesse sollten KMU zuerst automatisieren?

Sechs Bereiche bieten laut tanasie.ch die beste Rendite: Rechnungsstellung und Kundenmahnwesen, Anfrageverwaltung, Synchronisation von CRM/Buchhaltung (Bexio, Abacus)/Onlineshop, automatisierte Berichte, Kunden-Onboarding sowie Dokumentenerstellung (Offerten, Verträge).

noxus.ch nennt fünf weitere Anwendungsfälle: Chatbot, der die Antwortzeit um 60 bis 80 % reduziert, Automatisierung der Lieferantenrechnungen (Fehlerquote sank von 5 % auf <0,5 %), prädiktive Verkaufsanalyse, automatisierte mehrsprachige Übersetzung und intelligente E-Mail-Sortierung.

Die 6 priorisierten Automatisierungsprozesse laut tanasie.ch

Vergleich der Vorteile bei der Automatisierung von Lieferantenrechnungen

Wie wählt man die richtigen Tools aus, ohne Fehler zu machen?

No-Code-Lösungen wie Zapier oder Make ermöglichen es, einfache Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse zu erstellen, weist tanasie.ch hin. Wichtig ist, diese Tools mit dem bestehenden System (CRM, Buchhaltung, E-Commerce-Website) zu verknüpfen, ohne alles ersetzen zu müssen.

kmu.admin.ch warnt: Die Automatisierung darf die Erhebung relevanter Kundendaten nicht in den Hintergrund drängen. Es wird empfohlen, KI-Tools mit den vorhandenen Lösungen zu kombinieren, um die Analyse nicht zugunsten der Automatisierung zu opfern.

Qualität und Compliance in automatisierten Prozessen sicherstellen

ISO-Normen strukturieren die Automatisierung ohne Qualitätsverlust. ISO 9001, der weltweite Referenzstandard für Qualitätsmanagementsysteme, basiert auf kontinuierlicher Verbesserung und Kundenzufriedenheit, so digicomp.ch und sqs.ch.

Für die Datensicherheit ist ISO 27001 der internationale Standard, fügt digicomp.ch hinzu. Sie regelt systematisch die Informationssicherheit und schützt die Daten von Kunden und Mitarbeitenden. In der Schweiz muss die Automatisierung zudem die DSG einhalten.

Best Practices: Automatisierungen in kleinen Schritten testen, regelmässig auf Compliance prüfen und jeden Workflow dokumentieren. Diese Massnahmen verhindern Fehlentwicklungen und gewährleisten einen zuverlässigen Prozess.

Best Practices zur Sicherung von Qualität und Compliance

Konkreter Einstieg: Eine Methode in vier Schritten

Schritt 1: Erfassen Sie wiederkehrende und zeitaufwändige Aufgaben. Schritt 2: Priorisieren Sie jene mit der besten Rendite, beginnend mit der Aufgabe, die am meisten Zeit freisetzt.

Schritt 3: Wählen Sie ein passendes Tool, idealerweise eine No-Code-Lösung, um risikofrei zu starten. Schritt 4: Messen Sie die Ergebnisse (gewonnene Zeit, vermiedene Fehler) und iterieren Sie. Onfuture.ch bietet einen Leitfaden mit dem Titel «Vom Experiment zu autonomen Agenten» an.

Schulen Sie Ihre Teams im Umgang mit den neuen Tools. Eine gut verstandene Automatisierung wird schneller akzeptiert und erzielt nachhaltige Gewinne.

4-Schritte-Methode für den Einstieg in die Automatisierung