Erfolgreiche Ausschreibung von Software in der Schweiz

Die Softwareausschreibung in der Schweiz verstehen

Im öffentlichen Sektor ist die Ausschreibung ab bestimmten finanziellen Schwellenwerten obligatorisch, geregelt durch das BöB (Bund) und das IVöP (Kantone). Im privaten Sektor ist das Vorgehen freiwillig, ermöglicht aber den Vergleich mehrerer Anbieter für ein strategisches Projekt.

Die Grundprinzipien sind Transparenz, Gleichbehandlung, Nichtdiskriminierung und wirksamer Wettbewerb. Der Auftraggeber muss mit öffentlichen Geldern sparsam umgehen und das wirtschaftlich vorteilhafteste Angebot auswählen.

Der rechtliche Rahmen stützt sich auf das WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA) und das bilaterale Abkommen EU/CH. Auf Bundesebene gilt das BöB für Bundesbeschaffungen; auf kantonaler Ebene legen das IVöP und die kantonalen Gesetze (z. B. GÖW-VD) die Regeln fest.

Wichtige Rechtsgrundsätze für öffentliche Aufträge in der Schweiz

Verfahrensarten und geltende Schwellenwerte

Für Lieferungen ist die freihändige Vergabe unterhalb von 100'000 CHF möglich. Das Einladungsverfahren gilt von 100'000 bis 250'000 CHF. Über 250'000 CHF hinaus ist das offene oder selektive Verfahren erforderlich (national); ab 350'000 CHF wird es international.

Die Schwellenwerte für Dienstleistungen unterscheiden sich: freihändige Vergabe bis 150'000 CHF, Einladungsverfahren zwischen 150'000 und 250'000 CHF, offenes oder selektives Verfahren für mehr als 250'000 CHF (national) oder 350'000 CHF (international). Für Baunebenarbeiten reicht die freihändige Vergabe bis 150'000 CHF, das Einladungsverfahren von 150'000 bis 250'000 CHF und das offene/selektive Verfahren liegt darüber.

Für Hochbauarbeiten steigen die Schwellenwerte jeweils auf 300'000 CHF, von 300'000 bis 500'000 CHF und mehr als 500'000 CHF (wenn das Gesamtbauwerk 8,7 Millionen CHF überschreitet, gelten die internationalen Schwellenwerte).

Der geschätzte Wert umfasst die totale Vergütung über die gesamte Laufzeit des Vertrags (maximal 5 Jahre), einschliesslich Verlängerungsoptionen. Art und Wert bestimmen das anwendbare Verfahren.

Obligatorischer Inhalt der Ausschreibung

Die Ausschreibung (oder die direkte Bekanntmachung) muss die minimalen Informationen gemäss Art. 35 BöB/IVöP enthalten. Dazu gehören: Name und Adresse des Auftraggebers, Art des Auftrags, Verfahrenstyp, CPV-Code (und CPC für Dienstleistungen), Beschreibung der Leistungen, Ort und Frist der Ausführung sowie eine allfällige Losaufteilung.

In den Ausschreibungsunterlagen müssen zudem gegebenenfalls die Methode der zwei Umschläge, die Verfahrenssprachen, die Eignungskriterien und die erforderlichen Nachweise, die Zuschlagskriterien mit ihrer Gewichtung, die Gültigkeitsdauer der Angebote sowie die Rechtsmittelwege präzisiert werden. Auch die Formvorschriften und die Einreichungsfrist sind obligatorisch.

Eignungs- und Zuschlagskriterien

Die Eignungskriterien (Teilnahmebedingungen) prüfen die finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bieters. Die Zuschlagskriterien bewerten das Preis-Leistungs-Verhältnis des Angebots und müssen objektiv, überprüfbar und auftragsspezifisch sein.

Jedes Zuschlagskriterium muss mit einer Gewichtung versehen sein, wie es Art. 35 BöB/IVöP verlangt. Der Auftraggeber legt diese Kriterien in der Ausschreibungsakte oder in den Ausschreibungsunterlagen fest.

Fragen und Austausch mit den Bietern

Fragen sind stets zulässig. Der Auftraggeber kann in der Ausschreibungsbekanntmachung präzisieren, ob sie über die Plattform simap.ch oder direkt per Post eingereicht werden müssen. Auf simap.ch steht für diesen Austausch ein separates Forum zur Verfügung.

Eine Frist für die Einreichung von Fragen wird vom Auftraggeber festgelegt. Es ist sicherzustellen, dass zwischen der Beantwortung der Fragen und dem Ablauf der Angebotsfrist genügend Zeit bleibt, damit die Bieter die Klärungen berücksichtigen können.

Losaufteilung, Konsortien und die Rolle der KMU

Die Ausschreibung kann in Lose unterteilt werden, wobei allenfalls die Anzahl der Lose pro Bieter begrenzt wird und die Möglichkeit besteht, Teilangebote einzureichen. Die Lose ermöglichen es KMU, sich auf Leistungen zu bewerben, die besser auf ihre Grösse zugeschnitten sind.

Konsortien und der Beizug von Subunternehmern sind erlaubt, sofern nicht ausdrücklich ausgeschlossen. KMU und Start-ups werden besonders zur Einreichung von Angeboten ermutigt, wie das Bundesbeispiel im Bereich Data und KI (57 Millionen CHF) zeigt.

Vorteile und Einschränkungen der Losaufteilung für KMU

Konkretes Beispiel: Bundesausschreibung im Bereich Data und KI

Die Bundeskanzlei hat im März 2026 eine Ausschreibung über 57 Millionen CHF für IT-Dienstleistungen im Bereich Data und künstliche Intelligenz lanciert, veröffentlicht auf simap.ch. Der Auftrag ist in zwei Lose unterteilt: datenbezogene Dienstleistungen und KI-bezogene Dienstleistungen.

Für jedes Los wird der Auftrag an die sieben Bieter mit den meisten Punkten vergeben. KMU und Start-ups werden zur Teilnahme ermutigt, sei es in Konsortien oder als Subunternehmer. Die Evaluation ist bis Ende Juni 2026 vorgesehen, mit Beginn der Dienstleistungen im dritten Quartal 2026.

Konkretes Beispiel: Bundesausschreibung im Bereich Data und KI (2026)

Nächste Schritte: Prüfung, Evaluation und Zuschlag

Nach der Einreichung der Angebote prüft der Auftraggeber die formale Konformität: Einhaltung der Fristen, Formen und Teilnahmebedingungen. Nicht konforme Angebote werden ausgeschlossen.

Die konformen Angebote werden anhand der in der Ausschreibung definierten gewichteten Zuschlagskriterien evaluiert. Der Zuschlag erfolgt zugunsten des wirtschaftlich vorteilhaftesten Angebots.

Die Ergebnisse werden den Bietern mitgeteilt, unter Angabe der Rechtsmittelwege (Rekursfrist). Das Verfahren endet mit der Unterzeichnung des Vertrags mit dem Zuschlagsempfänger.

Wichtige Schritte einer Softwareausschreibung in der Schweiz