Vergleich von Verwaltungssoftware: Objektive Kriterien für KMU in der Schweiz

Bedürfnisse vor jedem Vergleich definieren

Gehen Sie von Ihren realen Geschäftsprozessen aus: Verkauf, Einkauf, Banken, MWST und gegebenenfalls Lohnbuchhaltung. Notieren Sie für jede Lösung die erwarteten Funktionen, die betroffenen Benutzer und die auszuführenden Aufgaben.

Erstellen Sie ein Lastenheft auf einer Seite mit Ihrer Rechtsform, Ihrer Branche, Ihrer Methode der MWST-Abrechnung, der Anzahl der Kundenrechnungen, Einkäufe, Bankkonten und Benutzer. Fügen Sie Anforderungen für die Fakturierung in Fremdwährungen, das Lagermanagement oder die Projektverfolgung hinzu.

Verteilen Sie die Aufgaben zwischen der Geschäftsleitung und der Treuhandfirma: Die Geschäftsleitung kann Rechnungen erstellen und Einkäufe übermitteln, während die Treuhandfirma die Buchhaltung führt. Ein interner Buchhalter kann den Tagesbetrieb verwalten und den Jahresabschluss vorbereiten.

Testen Sie die Lösungen mit denselben Geschäftsvorfällen und derselben Anzahl von Benutzern. Dokumentieren Sie für jedes Kriterium das Ergebnis, die Notwendigkeit eines Moduls und die damit verbundenen Kosten.

Verwenden Sie dieselben Status: Funktion getestet, Funktion benötigt ein Modul oder Punkt zur Überprüfung. Diese Matrix trennt die während des Tests festgestellten Elemente von denen, die noch zu bestätigen sind.

Wichtige Schritte zum Vergleich von Verwaltungssoftware in der Schweiz

Konformität mit schweizerischen Besonderheiten

Überprüfen Sie die schweizerische MWST-Verwaltung: Sätze von 8,1 %, 3,8 % und 2,6 %, effektive Methode und Nettomethode, ESTV-Formular und entsprechende Felder. Verlangen Sie eine Abrechnung, die auf Ihren eigenen Transaktionen basiert.

Die QR-Rechnung mit QR-IBAN ist seit 2022 obligatorisch. Überprüfen Sie bei Softwarelösungen, die für die Fakturierung verwendet werden, die Erstellung und Verarbeitung Ihrer eigenen QR-Rechnungen.

Für die Lohnbuchhaltung überprüfen Sie die Erstellung der elektronischen Lohnmeldungen im XML 4.0-Format für die AHV-Kassen. Die Quellensteuersätze variieren je nach Kanton und werden jährlich aktualisiert.

Prüfen Sie auch den schweizerischen Kontenrahmen (KMU-Kontenplan) und den Lohnausweis (Formular 11). Crésus und Winbiz erwähnen Lohnmodule; Fiduly detailliert Lohnfunktionen, ohne dass dies die Konformität jeder Lösung mit all diesen Prüfungen beweist.

Fiduly verwaltet Monats- und Stundenlöhne, den 13. Monatslohn, Entschädigungen, Prämien sowie effektive oder pauschale Spesen. Die Software berechnet die AHV-, IV-, EO- und ALV-Beiträge, berücksichtigt Unfall- und Zusatzversicherungen und generiert die lohnbezogenen Buchhaltungseinträge.

Obligatorische Prüfungen für die schweizerische Konformität

Funktionsumfang: All-in-One oder Best-of-Breed

Eine integrierte Suite, die Buchhaltung, Verkauf, Einkauf, Lager und Lohn vereint, kann Doppelerfassungen und Desynchronisationsrisiken reduzieren. Prüfen Sie, ob eine Bestellung automatisch zu einer Rechnung, einem Buchhaltungseintrag und einer MWST-Abrechnung wird.

Für KMU mit weniger als 50 Mitarbeitern ist die All-in-One-Lösung fast immer kostengünstiger und zuverlässiger. Best-of-Breed lohnt sich, wenn eine spezifische Branche ein spezialisiertes Tool erfordert.

Hier sind die für die Lösungen genannten Funktionen und Unterscheidungsmerkmale. Verwenden Sie bei den Demonstrationen dieselben Vorgänge, um deren Eignung für Ihre Bedürfnisse zu vergleichen.

Crésus und Winbiz vereinen Buchhaltung und Lohn, während Fiduly auf die Lohnbuchhaltung und lohnbezogene Einträge fokussiert ist. Bexio vereint Verkauf, Buchhaltung, Ausgaben und Bank; Banana konzentriert sich auf die Buchhaltung.

Schweizer Funktionen sind nicht austauschbar: Validieren Sie MWST, QR-Rechnungen und erforderliche Lohnverarbeitungen separat. Dokumentieren Sie für jede Lösung die getesteten Funktionen, die benötigten Module und die Prüfpunkte.

Schlüsselfunktionen von Verwaltungssoftware für KMU in der Schweiz

Vor- und Nachteile von All-in-One vs. Best-of-Breed für schweizerische KMU

Hosting, Integration und Datensouveränität

Bexio ist eine Cloud-Suite und Fiduly eine Online-Plattform. Office Maker ist für Mac, Windows und Cloud verfügbar; Crésus bietet Versionen für PC, Mac und Linux an.

Überprüfen Sie die Kompatibilität mit schweizerischen Banken, insbesondere den Import von Kontoauszügen und den Bankabgleich. Kontrollieren Sie auch den Datenexport und die Wiederherstellung der vollständigen Historie beim Wechsel der Software.

Prüfen Sie die Integrationen mit bereits verwendeten Modulen und Tools, beispielsweise mittels API oder Connectors, sowie die Datensouveränität. Testen Sie diese Austausche mit Ihren eigenen Vorgängen.

Gesamtkosten: Abonnement, Lizenz und versteckte Kosten

Vergleichen Sie Angebote mit demselben Umfang: monatliches Abonnement oder Einmallizenz, Anzahl der enthaltenen Benutzer und optionale Module. Der Tarif von Bexio beginnt bei 35 CHF pro Monat; Banana ist in kostenlosen und kostenpflichtigen Versionen erhältlich.

Addieren Sie die Kosten für Schulung, Datenmigration, jährliche Wartung und Ausstieg, insbesondere Export und Archivierung. Bewerten Sie die Gesamtkosten unter Berücksichtigung dieser Positionen, nicht nur der Anfangslizenz.

Bevor Sie ein Abonnement abschliessen, prüfen Sie die Bedingungen für die Datenwiederherstellung und planen Sie die Migration und Archivierung.

Monatliche Kosten und Abonnementumfänge

Ergonomie, Schulung und Implementierungszeit

Die Benutzeroberfläche muss den täglichen Benutzern entsprechen: interne Buchhalter, Geschäftsleitung oder Treuhänder. Eine kurze Lernkurve reduziert die Schulungszeit und Fehler.

Bexio wird mit einer intuitiven Oberfläche, Integrationen und einer mobilen App präsentiert. Testen Sie jede Lösung mit denselben Vorgängen: Erfassung, Rechnungserstellung, MWST-Abrechnung und Lohnabrechnung.

Bewerten Sie auch die Qualität des Supports auf Französisch und die Implementierungszeit in Abhängigkeit von Ihrem buchhalterischen Kalender.

Auf Tests und Nutzerbewertungen stützen

Sammeln Sie Erfahrungsberichte von Unternehmen derselben Branche, ähnlicher Grösse und mit ähnlichen geschäftlichen Anforderungen. Diese Rückmeldungen ergänzen die kommerziellen Demonstrationen.

Testen Sie die MWST- und Lohnexporte sowie die Zusammenarbeit zwischen Geschäftsleitung, Buchhalter und Treuhänder. Dokumentieren Sie die Ergebnisse für jede Lösung und wählen Sie diejenige aus, die Ihren realen Prozessen entspricht.