Vergleiche
Die Gesamtbetriebskosten einer Unternehmenssoftware berechnen
Das monatliche Abonnement macht nur einen Teil der Kosten einer Unternehmenssoftware aus.
Warum der Abonnementpreis nicht ausreicht
Das monatliche Abonnement stellt nur einen Teil der Kosten einer Unternehmenssoftware dar. Upgrades, Integrationen mit einem CRM oder einer Buchhaltungssoftware, zusätzliche Lizenzen und priorisierter Support können die Rechnung in die Höhe treiben.
Die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) addieren die direkten und indirekten Kosten über den gesamten Lebenszyklus der Software hinweg. Dazu gehört auch der Zeitaufwand für die Einarbeitung in ein neues System.
Die direkten Kosten: Lizenzen, Infrastruktur und Implementierung
Zu den direkten Kosten gehören Lizenzen, die Hardwareinstallation und die Implementierung. Bei einer On-Premise-Lösung kommen Server, Netzwerkinfrastruktur und der benötigte Platz hinzu.
Im SaaS-Modus sind die Anfangskosten in der Regel niedriger: Rechnen Sie mit der einmalig anfallenden Implementierungsgebühr sowie dem monatlichen oder jährlichen Abonnement. Die Implementierungskosten können von der Anzahl der Benutzer und der Komplexität der Umgebung abhängen.
Die Cloud reduziert die Anfangsinvestitionen für Hardware und deren Betrieb. Sie kann jedoch zu wiederkehrenden Kosten führen, die mit der Ressourcennutzung, der Datenausfuhr oder einer verstärkten Internetverbindung zusammenhängen.
Direkte vs. indirekte TCO-Kosten je nach Bereitstellungsmodell (SaaS vs. On-Premise)
- Lizenzen
- Monatliches Abonnement (SaaS) oder Einmallizenz (On-Premise)
- Hardware-Infrastruktur
- Erforderlich für On-Premise-Bereitstellung – Server, Netzwerk, Platz
- Implementierung
- Pauschalbetrag (SaaS) oder hohe und komplexe Kosten (On-Premise)
- Wartung & Updates
- Im SaaS-Abonnement enthalten; separate wiederkehrende Kosten bei On-Premise
- Schulung und Support
- Einarbeitungszeit der Teams + externe oder interne Kosten
Vor- und Nachteile von SaaS vs. On-Premise-Bereitstellung
- Vorteil von SaaS
- Geringere Anfangsinvestition, automatische Updates, einfache Skalierbarkeit
- Nachteil von SaaS
- Langfristige wiederkehrende Gebühren, Anbieterabhängigkeit, Einschränkungen bei der Datenausfuhr
- Vorteil der On-Premise-Bereitstellung
- Vollständige Datenkontrolle, erhöhte Sicherheit, massgeschneiderte Anpassung
- Nachteil der On-Premise-Bereitstellung
- Hohe Infrastrukturkosten, interne Wartung, längere Fristen
Die oft unterschätzten indirekten Kosten
Planen Sie Wartung, Updates, Schulungen und Support ein. Die Einarbeitungszeit der Teams und die durch den Systemwechsel bedingten Ausfallzeiten flussen ebenfalls in die TCO ein.
Addieren Sie die notwendigen Lizenzen, wenn das Team wächst, sowie Premium-Funktionen und Integrationsmodule mit einem CRM, einem ERP oder einem Zeiterfassungstool. Obsoleszenz kann schliesslich zu Migrationskosten oder Ersatzinvestitionen führen.
Schätzung der TCO Ihrer Unternehmenssoftware
- Definieren Sie den zu untersuchenden Zeitraum basierend auf dem gewählten Lebenszyklus der Software. Erstellen Sie eine Liste der direkten und indirekten Kosten und geben Sie für jeden Posten an, ob er einmalig oder wiederkehrend ist.
- Addieren Sie die AnfangsausgabenLizenzen, Implementierung und bei einer On-Premise-Lösung Hardware und Infrastruktur. Berechnen Sie bei einem Abonnement den Betrag für den Zeitraum, indem Sie den periodischen Preis mit der Anzahl der betreffenden Perioden multiplizieren.
- Fügen Sie die anderen Betriebsausgaben und die indirekten Kosten für denselben Zeitraum hinzu. Die Formel lautet: TCO = Anfangskosten + Abonnements und andere wiederkehrende Kosten + indirekte Kosten.
- Erfassen Sie separat Wartung, Updates, Integrationen, Support, Schulung, Einarbeitungszeit, Ausfallzeiten und eventuelle Migrationen. Berechnen Sie die Gesamtsumme für jedes untersuchte Bereitstellungsmodell unter Verwendung desselben Zeitraums und derselben Kostenpositionen.
Schritte zur Schätzung der Gesamtbetriebskosten (TCO)
- Zeitraum der Studie definierenLebenszyklus der Software (z. B. 5 Jahre)
- Direkte und indirekte Kosten erfassenLizenzen, Implementierung, Schulung, Integrationen, Einarbeitungszeit
- Anfangskosten berechnenSumme der einmaligen Gebühren (Implementierung, Hardware, Lizenzen)
- Wiederkehrende Kosten hinzufügenAbonnements, Wartung, Support, zusätzliche Lizenzen
- Indirekte Kosten einbeziehenBetriebsunterbrechungen, Fehler, Zeitverlust der Teams
TCO kontrollieren: Best Practices für Schweizer Unternehmen
Beginnen Sie mit einer Auditierung der Ausgaben und bevorzugen Sie anschliessend modulare und skalierbare Lösungen. Flexible Verträge ermöglichen es, Lizenzen und das Serviceniveau anzupassen.
Kontinuierliche Schulungen helfen, Ausfallzeiten und kostspielige Fehler zu reduzieren. Ein Schweizer IT-Dienstleister kann die Einführung eines modularen Fahrplans begleiten.
