Confronti
Calcolare il costo totale di proprietà di un software gestionale
L’abbonamento mensile rappresenta solo una parte del costo di un software gestionale.
Perché il prezzo dell’abbonamento non basta
L’abbonamento mensile rappresenta solo una parte del costo di un software gestionale. Gli aggiornamenti, le integrazioni con un CRM o un software di contabilità, le licenze aggiuntive e l’assistenza prioritaria possono appesantire la fattura.
Il costo totale di proprietà (TCO) somma i costi diretti e indiretti lungo l’intero ciclo di vita del software. Include anche il tempo necessario per adattarsi a un nuovo sistema.
I costi diretti: licenze, infrastruttura e implementazione
I costi diretti comprendono le licenze, l’installazione dell’hardware e l’implementazione. Per un software on-premise, aggiungete i server, l’infrastruttura di rete e lo spazio necessario.
In modalità SaaS, i costi iniziali sono generalmente più bassi: calcolate l’implementazione, fatturata una tantum, seguita dall’abbonamento mensile o annuale. Il costo di implementazione può dipendere dal numero di utenti e dalla complessità dell’ambiente.
Il cloud riduce l’investimento iniziale legato all’hardware e al suo funzionamento. Può tuttavia comportare costi ricorrenti legati all’utilizzo delle risorse, all’estrazione dei dati o a una connessione Internet potenziata.
Costi diretti vs. indiretti del TCO in base alla modalità di distribuzione (SaaS vs. on-premise)
- Licenze
- Abbonamento mensile (SaaS) o licenza unica (on-premise)
- Infrastruttura hardware
- Necessaria per la distribuzione on-premise: server, rete, spazio
- Implementazione
- Forfait unico (SaaS) o costo elevato e complesso (on-premise)
- Manutenzione e aggiornamenti
- Inclusi nell’abbonamento SaaS; costi ricorrenti separati per on-premise
- Formazione e supporto
- Tempo di adattamento dei team + costi esterni o interni
Vantaggi e svantaggi del SaaS rispetto alla distribuzione on-premise
- Vantaggio del SaaS
- Minore investimento iniziale, aggiornamenti automatici, scalabilità facile
- Svantaggio del SaaS
- Costi ricorrenti a lungo termine, dipendenza dal fornitore, vincoli nell’estrazione dei dati
- Vantaggio della distribuzione on-premise
- Controllo totale dei dati, maggiore sicurezza, personalizzazione su misura
- Svantaggio della distribuzione on-premise
- Costi elevati per l’infrastruttura, manutenzione interna, tempi più lunghi
I costi indiretti spesso sottovalutati
Prevedete la manutenzione, gli aggiornamenti, la formazione e il supporto. Il tempo di adattamento dei team e le interruzioni dell’attività legate al cambio di sistema rientrano anch’essi nel TCO.
Aggiungete le licenze necessarie quando il team si espande, le funzionalità premium e i moduli di integrazione con un CRM, un ERP o uno strumento di rilevazione del tempo. L’obsolescenza può infine comportare costi di migrazione o di sostituzione.
Stimare il TCO del vostro software gestionale
- Definite il periodo da analizzare, sull’intero ciclo di vita scelto per il software. Stilate l’elenco dei costi diretti e indiretti e indicate per ciascuno se è una tantum o ricorrente.
- Sommate le spese inizialilicenze, implementazione e, per una soluzione on-premise, hardware e infrastruttura. Per un abbonamento, calcolate l’importo del periodo moltiplicando il prezzo periodico per il numero di periodi interessati.
- Aggiungete le altre spese operative e i costi indiretti sullo stesso periodo. La formula è: TCO = costi iniziali + abbonamenti e altri costi ricorrenti + costi indiretti.
- Annotate separatamente la manutenzione, gli aggiornamenti, le integrazioni, il supporto, la formazione, il tempo di adattamento, le interruzioni e le eventuali migrazioni. Calcolate il totale per ogni modalità di distribuzione esaminata con lo stesso periodo e le stesse voci.
Fasi per stimare il costo totale di proprietà (TCO)
- Definire il periodo di analisiCiclo di vita del software (es.: 5 anni)
- Elencare i costi diretti e indirettiLicenze, implementazione, formazione, integrazioni, tempo di adattamento
- Calcolare i costi inizialiSomma delle spese una tantum (implementazione, hardware, licenze)
- Aggiungere i costi ricorrentiAbbonamenti, manutenzione, supporto, licenze aggiuntive
- Includere i costi indirettiInterruzioni dell’attività, errori, tempo perso dai team
Gestire il TCO: buone pratiche per le aziende svizzere
Iniziate con un audit delle spese, poi privilegiate soluzioni modulari e scalabili. Contratti flessibili permettono di adeguare le licenze e il livello di servizio.
La formazione continua aiuta a ridurre i tempi di fermo e gli errori costosi. Un fornitore IT svizzero può accompagnare l’implementazione di una roadmap modulare.
