Comparatifs
Calculer le coût total de possession d'un logiciel de gestion
L’abonnement mensuel ne représente qu’une partie du coût d’un logiciel de gestion.
Pourquoi le prix d'abonnement ne suffit pas
L’abonnement mensuel ne représente qu’une partie du coût d’un logiciel de gestion. Les mises à niveau, les intégrations avec un CRM ou un logiciel de comptabilité, les licences supplémentaires et l’assistance prioritaire peuvent alourdir la facture.
Le coût total de possession (TCO) additionne les coûts directs et indirects sur l’ensemble du cycle de vie du logiciel. Il inclut aussi le temps passé à s’adapter à un nouveau système.
Les coûts directs : licences, infrastructure et mise en œuvre
Les coûts directs comprennent les licences, l’installation du matériel et la mise en œuvre. Pour un logiciel sur site, ajoutez les serveurs, l’infrastructure réseau et l’espace nécessaire.
En mode SaaS, les frais initiaux sont généralement plus faibles : comptez la mise en œuvre, facturée une fois, puis l’abonnement mensuel ou annuel. Le coût de mise en œuvre peut dépendre du nombre d’utilisateurs et de la complexité de l’environnement.
Le cloud réduit l’investissement initial lié au matériel et à son exploitation. Il peut toutefois entraîner des frais récurrents liés à l’utilisation des ressources, à la sortie des données ou à une connexion Internet renforcée.
Coûts directs vs. indirects du TCO selon le mode de déploiement (SaaS vs. sur site)
- Licences
- Abonnement mensuel (SaaS) ou licence unique (sur site)
- Infrastructure matérielle
- Nécessaire pour le déploiement sur site – serveurs, réseau, espace
- Mise en œuvre
- Forfait unique (SaaS) ou coût élevé et complexe (sur site)
- Maintenance & mises à jour
- Incluse dans l’abonnement SaaS ; coûts récurrents séparés pour sur site
- Formation et support
- Temps d’adaptation des équipes + coûts externes ou internes
Avantages et inconvénients du SaaS vs. déploiement sur site
- Avantage du SaaSMoins d'investissement initial, mise à jour automatique, évolutivité facile
- Inconvénient du SaaSFrais récurrents à long terme, dépendance au fournisseur, contraintes de sortie de données
- Avantage du déploiement sur siteContrôle total des données, sécurité accrue, adaptation personnalisée
- Inconvénient du déploiement sur siteCoûts élevés en infrastructure, maintenance interne, délais plus longs
Les coûts indirects souvent sous-estimés
Prévoyez la maintenance, les mises à jour, la formation et le support. Le temps d’adaptation des équipes et les arrêts d’activité liés au changement de système comptent également dans le TCO.
Ajoutez les licences nécessaires lorsque l’équipe s’agrandit, les fonctionnalités premium et les modules d’intégration avec un CRM, un ERP ou un outil de suivi du temps. L’obsolescence peut enfin entraîner des frais de migration ou de remplacement.
Estimer le TCO de votre logiciel de gestion
- Définissez la période à étudier, sur l’ensemble du cycle de vie retenu pour le logiciel. Dressez la liste des coûts directs et indirects et indiquez pour chacun s’il est unique ou récurrent.
- Additionnez les dépenses initialeslicences, mise en œuvre et, pour une solution sur site, matériel et infrastructure. Pour un abonnement, calculez le montant de la période en multipliant le prix périodique par le nombre de périodes concernées.
- Ajoutez les autres dépenses d’exploitation et les coûts indirects sur la même période. La formule est : TCO = coûts initiaux + abonnements et autres coûts récurrents + coûts indirects.
- Inscrivez séparément la maintenance, les mises à jour, les intégrations, le support, la formation, le temps d’adaptation, les arrêts et les éventuelles migrations. Calculez le total pour chaque mode de déploiement étudié avec la même période et les mêmes postes.
Étapes pour estimer le coût total de possession (TCO)
- Définir la période d’étudeCycle de vie du logiciel (ex. : 5 ans)
- Recenser les coûts directs et indirectsLicences, mise en œuvre, formation, intégrations, temps d’adaptation
- Calculer les coûts initiauxSomme des frais uniques (mise en œuvre, matériel, licences)
- Ajouter les coûts récurrentsAbonnements, maintenance, support, licences supplémentaires
- Inclure les coûts indirectsArrêts d’activité, erreurs, temps perdu par les équipes
Maîtriser le TCO : bonnes pratiques pour les entreprises suisses
Commencez par un audit des dépenses, puis privilégiez des solutions modulaires et évolutives. Des contrats évolutifs permettent d’ajuster les licences et le niveau de service.
La formation continue aide à réduire les temps d’arrêt et les erreurs coûteuses. Un prestataire IT suisse peut accompagner le déploiement d’une feuille de route modulaire.
