Kauf einer Unternehmenssoftware in der Schweiz: Lizenzen, Verträge und Compliance

Warum die Wahl der richtigen Unternehmenssoftware in der Schweiz wichtig ist

Eine Unternehmenssoftware bindet Budget, Lizenzmodell, Datenschutz und Ausstiegsbedingungen. Seit September 2023 schreibt das neue Datenschutzgesetz (nDSG) Pflichten im Umgang mit Personendaten vor.

Bevor Sie Offerten einholen, erstellen Sie ein einseitiges Pflichtenheft: Rechtsform, Tätigkeit, Methode der MWST-Abrechnung, Rechnungsvolumen, Bankkonten und Anzahl Benutzer. Geben Sie auch Währungen, Lagerbestände und Projektverfolgung an, falls diese Funktionen benötigt werden.

Definieren Sie die erwarteten Ergebnisse und die Aufgabenteilung zwischen Geschäftsleitung, interner Buchhaltung und Treuhand. Vergleichen Sie Offerten mit gleichem Leistungsumfang, testen Sie dann die Exportfunktionen und die Zusammenarbeit in einer Demo; planen Sie auch die Migration, Archivierung und den Ausstieg aus der Software, bevor Sie den Vertrag unterzeichnen.

Für die Buchhaltung und das laufende Geschäft gehören zu den in der Schweiz verbreiteten Softwarelösungen Bexio, Crésus, Winbiz, Office Maker und Banana Accounting Plus. Bexio vereint Verkaufsmanagement, Buchhaltung und Banking in einer Cloud-Suite; Crésus bietet Module für Buchhaltung, Fakturierung und Lohnwesen; Winbiz deckt Verkaufsmanagement, Buchhaltung und Lohnwesen ab.

Office Maker bietet eine Palette von Managementlösungen für Mac, Windows und die Cloud, während Banana Accounting Plus eine tabellenartige Oberfläche für die Buchhaltung bereitstellt. Abacus bietet ein ERP-System, das unter anderem Finanz- und Rechnungswesen, Planung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, E-Banking und einen MWST-Assistenten umfasst; AbaNinja ist eine Online-Lösung für Kleinstunternehmen und Selbstständigerwerbende.

Die verfügbaren Funktionen hängen von den Versionen, Modulen und Abonnements ab. Bei Lohnsoftware bezieht sich die Swissdec-Konvention auf die Zertifizierung von Verwaltungssoftware; der Verband zielt darauf ab, die elektronische Datenübermittlung, insbesondere von Lohndaten, zu normieren und zu vereinfachen.

Arten von Softwarelizenzen: Perpetual, Abonnement und andere

Die Perpetual-Lizenz gewährt ein unbefristetes Nutzungsrecht gegen eine einmalige Anfangszahlung. Das Abonnement erfordert regelmässige Zahlungen, meist monatlich oder jährlich, um den Zugang zu behalten und Updates zu erhalten.

Eine benutzerbasierte Lizenz begrenzt die Anzahl der autorisierten Benutzer; eine Site-Lizenz ermöglicht die Nutzung auf mehreren Geräten oder durch mehrere Benutzer eines Standorts. Named-User-Lizenzen weisen den Zugang einer definierten Anzahl von Personen zu, mit individuellen Schlüsseln und einer periodischen Serververbindung zur Aktivierung und Überprüfung.

Die Timebomb-Lizenz wird für einen bestimmten Zeitraum gewährt, und der Zugang läuft bei Ablauf ab. Sie kann für ein temporäres Projekt geeignet sein; eine stabile Nutzung kann einer Perpetual-Lizenz entsprechen, während ein Abonnement mehr Flexibilität bietet.

Die Kosten einer Lizenz im Volumen hängen unter anderem von ihrem Typ, der Menge und der Dauer des Abonnements ab. Als Listenpreis kostet Winbiz Cloud 64 CHF pro Monat, exkl. MWST und pro Zugriff; das Jahresabonnement ist in einer Summe zahlbar.

Softwarelizenztypen: Vor- und Nachteile in der Schweiz

Wichtige Kosten und Konditionen von Unternehmenssoftware in der Schweiz

Wesentliche Elemente eines Softwarelizenzvertrags

Der Vertrag muss die gewährten Rechte und ihre zeitlichen und räumlichen Grenzen sowie die Exportbedingungen definieren. Er muss klarstellen, ob Unterlizenzen erlaubt sind, welche Gebühren – Mindestgebühren oder berechnete Gebühren – geschuldet sind und welche Kündigungsmechanismen gelten.

Bei einer exklusiven Lizenz sehen Sie eine Mindestgebühr und einen Zielumsatz vor. Legen Sie fest, wem künftige Entwicklungen gehören, und regeln Sie Schulungen, Kontrollen und den regelmässigen Informationsaustausch.

Haftungs- und Gewährleistungsklauseln verteilen die Risiken zwischen Lizenzgeber und Lizenznehmer. Sehen Sie auch Kündigungsregeln vor, die beide Parteien im Fall von Obsoleszenz oder Wettbewerb schützen.

Rechtlicher Schutz von Software in der Schweiz

Software ist durch das Urheberrecht ab ihrer Schöpfung geschützt, ohne Registrierung. Im Streitfall muss der Urheber nachweisen können, dass er die Software vor dem Nachahmer entwickelt hat; ein rigoroses Management der sukzessiven Versionen hilft, diese Chronologie zu etablieren.

Ein Zeitstempeldienst legt ein sicheres Datum für jede Version fest. Stellen Sie sicher, dass angestellte oder freiberufliche Entwickler ihre Rechte an ihren Beiträgen abgetreten haben; das Urheberrecht schützt die Form des Programms, nicht seine Funktionalität.

Einhaltung des nDSG bei der Auswahl und dem Betrieb der Software

Die Software muss es ermöglichen, Aufbewahrungsfristen, das Recht auf Vergessenwerden und die sichere Löschung von Personendaten zu verwalten. Dokumentieren Sie die Vorgänge, beispielsweise mittels eines Löschprotokolls und Fehlerberichte.

Eine Schweizer Bank hat die jährliche Löschung sensibler Daten von Kunden, Mitarbeitenden und Interessenten organisiert, die in Hunderten von Anwendungen gespeichert waren; das Projekt dauerte 14 Tage und band einen Data-Spezialisten ein. Dieses Beispiel verdeutlicht die Bedeutung der Identifizierung der Daten und der Planung eines Aufbewahrungs- und Löschkalenders.

Bei vorsätzlichem Verstoss können Führungskräfte oder Verantwortliche mit einer Busse von bis zu CHF 250'000 belegt werden. Wenn die Identifizierung des Täters einen unverhältnismässigen Aufwand bedeutet, kann die Busse auf das Unternehmen übertragen werden, begrenzt auf CHF 50'000; der EDÖB kann insbesondere eine Verarbeitung verbieten oder Aktivitäten suspendieren.

Betroffene Personen können eine Zivilklage einreichen, um Ersatz für moralischen oder finanziellen Schaden zu erhalten. Prüfen Sie bereits bei der Auswahl, ob die Software die erforderlichen Operationen und, falls auf Ihre Daten zutreffend, die jährliche Bereinigung ermöglicht.

Vorteile und Risiken der Nutzung von Unternehmenssoftware in der Schweiz

Nutzung der ICT-AGB und Schweizer Vertragsmuster

Die Digitale Schweiz erarbeitet und verhandelt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für ICT-Dienstleistungen. Die Ausgabe 2025 gilt für Verträge, die ab dem 17. März 2025 geschlossen werden, und eignet sich für ICT-Aktivitäten der öffentlichen Verwaltung sowie privater Unternehmen.

Diese AGB können als Grundlage für Verträge über Betriebs-, Entwicklungs-, Beratungs- und Cloud-Dienstleistungen (XaaS) dienen. Sie ermöglichen es, Offerten auf Basis einheitlicher und fairer kommerzieller Bedingungen zu vergleichen; ihre Akzeptanz ist generell eine Teilnahmebedingung für öffentliche Ausschreibungen.

Für einen Lizenz- oder Cloud-Vertrag können die ICT-AGB den fallbezogen geschlossenen Vertrag ergänzen. Die Digitale Schweiz stellt auch Vertragsmuster zur Verfügung, insbesondere für SLA.

Zusammenfassung und praktische Empfehlungen

Erstellen Sie Ihre Bedürfnisse, vergleichen Sie Offerten mit equivalentem Umfang und prüfen Sie in einer Demo die Exporte, die Zusammenarbeit und die Zugriffe. Wählen Sie die Lizenz gemäss der Nutzungsdauer, der Anzahl der Benutzer und dem gewünschten Flexibilitätsgrad; stellen Sie den Listenpreis den Optionen und der Zahlungsperiodizität gegenüber.

Vor der Unterzeichnung prüfen Sie die Grenzen der Lizenz, die Gebühren, die Kündigung, das Eigentum an Entwicklungen und die Haftungen. Überprüfen Sie auch die Verwaltung der Aufbewahrungsfristen und der Löschungen gemäss nDSG sowie die Abtretung der Rechte der Entwickler; die ICT-AGB der Digitalen Schweiz können als vertragliche Grundlage dienen.

Schlüsselschritte zur Auswahl einer konformen Unternehmenssoftware in der Schweiz

Vorprüfung vor Unterzeichnung eines Lizenzvertrags