Schweizer Softwareanbieter prüfen: Handelsregister, Zertifizierungen, Referenzen

Warum man einen Softwareanbieter vor der Vertragsunterzeichnung prüft

Prüfen Sie vor der Vertragsunterzeichnung drei Punkte: den Eintrag im Handelsregister, Zertifizierungen oder Labels sowie Kundenreferenzen. Ein Wechsel des Anbieters kann eine Migration, die Übernahme der Daten und Schulungen nach sich ziehen.

Das Handelsregister eines Schweizer Anbieters einsehen

Das Handelsregister ist eine öffentliche Datenbank, die von den Kantonen geführt wird. Es basiert auf der Verordnung über das Handelsregister (HRegV) und gibt Auskunft über die Rechtsform, die Eigentumsverhältnisse und die Führung der eingetragenen Unternehmen.

Der Bund übt die Oberaufsicht aus und führt ein täglich aktualisiertes Zentralregister, das über Zefix, das zentrale Firmenindexverzeichnis, zugänglich ist. Die Führung obliegt den Kantonen: In der Schweiz gibt es 28 Handelsregisterämter, davon drei im Wallis und je eines pro Kanton oder Halbkanton ansonsten.

Suchen Sie nach dem Firmennamen des Anbieters auf Zefix oder in der zuständigen kantonalen Datenbank, wie etwa denen von Freiburg oder Neuenburg. Zu den öffentlichen Informationen gehören die Rechtsnatur, der Sitz, die Adresse, der Zweck und die vertretungsberechtigten Personen; Auszüge und bestimmte Dokumente können online eingesehen und als PDF heruntergeladen werden.

Jede Person kann kostenlos einen Auszug für ein Unternehmen erhalten. Die Statuten einer juristischen Person sind gegen Gebühr erhältlich, und das Schweizerische Handelsamtsblatt (SHAB) veröffentlicht die neuesten offiziellen Informationen und die gesetzlich vorgeschriebenen Bekanntmachungen.

Aktiengesellschaften, Kommanditaktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Genossenschaften und die meisten Stiftungen werden durch einen Notar eingetragen. Einzelunternehmen ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000, Kollektivgesellschaften oder Kommanditgesellschaften, Vereine mit kommerzieller Tätigkeit und Zweigniederlassungen müssen sich selbst eintragen.

Wichtige Statistiken zum Handelsregister in der Schweiz

Was der Handelsregisterauszug nicht aussagt

Die Eintragung bestätigt die rechtliche Existenz der Einheit und formale Daten: Form, Sitz, Zweck und Organe. Sie gibt keine Auskunft über die Qualität der Software, die Produktsicherheit oder die Zahlungsfähigkeit des Anbieters.

Die Eintragung hat eine rechtliche Konsequenz: Das Unternehmen unterliegt der Konkursbetreibung (Art. 39 Abs. 1 SchKG). Ein einzelner Gläubiger kann durch Antrag das gesamte Vermögen in eine Konkursmasse überführen, was der totalen Liquidation der Gesellschaft entspricht.

Das Schweizerische Transparenzregister (TranspaReg), vorgesehen durch das Bundesgesetz über die Transparenz bei juristischen Personen (TruG), ist am 1. Oktober 2026 in Kraft getreten. Es wird elektronisch vom Bundesamt für Justiz geführt und ist nicht öffentlich zugänglich; die Einsichtnahme ist hauptsächlich den zuständigen Behörden, Finanzintermediären und bestimmten Fachpersonen vorbehalten.

TranspaReg erfasst die wirtschaftlich Berechtigten, also die natürlichen Personen, die ein Unternehmen tatsächlich kontrollieren. Es betrifft insbesondere Aktiengesellschaften, GmbHs, Genossenschaften und Kommanditaktiengesellschaften, mit Ausnahmen für bestimmte börsenkotierte Gesellschaften, Vorsorgeeinrichtungen und mehrheitlich im Besitz öffentlicher Körperschaften stehende Einheiten.

Um einen Anbieter selbst zu prüfen, stützen Sie sich daher auf die öffentlichen Informationen des Handelsregisters und die vom Anbieter bereitgestellten Zertifizierungsdokumente.

Zertifizierungen, Normen, Labels und Audits entschlüsseln

Eine Norm beschreibt die spezifischen Eigenschaften und Merkmale eines Produkts oder einer Dienstleistung. Die Normung ist freiwillig, im Gegensatz zu einer Verpflichtung, die beispielsweise von einem Kanton auferlegt wird.

Die Zertifizierung überprüft, ob ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Managementsystem vorab definierte Kriterien erfüllt. Sie umfasst eine Erstprüfung und anschliessend eine Überprüfung der Ergebnisse durch eine unabhängige Stelle unter Beizug weiterer Experten.

Ein Label bescheinigt die Qualität eines Produkts oder einer Dienstleistung gemäss vorab definierten und überprüfbaren Kriterien. Eine unabhängige und akkreditierte Kontrollstelle prüft diese; einige Labels sind zertifiziert, andere nicht.

Ein Audit ist eine unabhängige Expertise, die feststellt, ob ein Prozess vorab festgelegte Kriterien erfüllt. Es kann sich auf die Produktion, die finanzielle Situation oder das Managementsystem eines Unternehmens beziehen und Verbesserungspotenziale aufzeigen.

Für Software dienen die Common Criteria (CC), die aus einer internationalen Zusammenarbeit hervorgegangen sind, zur Bewertung und Kontrolle der Sicherheit von Software- und Hardwareprodukten.

Swissdec zertifiziert Unternehmenssoftware gemäss den vereinbarten Swissdec-Normen. Der Prozess umfasst eine Erstzertifizierung der Lohnbuchhaltung, gefolgt von der Rezertifizierung und der Aufrechterhaltung des Zertifikats.

Das Schweizer Label Cyber-Safe betrifft das Management der Cybersicherheit einer Organisation. Eine Mitteilung vom 12. Januar 2023 berichtet, dass ARC Logiciels und ARC IT dieses Label nach mehreren Monaten Audit erhalten haben, das sich insbesondere auf Mitarbeitende, Verfahren, Systeme und Server bezog; es darf nicht mit einer Zertifizierung der gelieferten Software verwechselt werden.

ISTQB®/SAQ ist eine Zertifizierung für Softwaretester, nicht jedoch eine Zertifizierung eines Anbieters oder seines Produkts. Die SAQ Swiss Association for Quality gibt an, dass ihre Zertifizierungen international anerkannt und unbefristet gültig sind.

Relevante Zertifizierungen für Schweizer Software

Umfang und Gültigkeit eines Zertifikats prüfen

Ein Logo reicht nicht: Verlangen Sie das vollständige Zertifikat. Prüfen Sie darin den Namen der ausstellenden Stelle, den abgedeckten Bereich, die zugrunde liegende Norm und ihre Version sowie die Gültigkeitsdaten.

Überprüfen Sie die ausstellende Stelle und ihre Akkreditierung für den betreffenden Bereich. Kontrollieren Sie den Namen der Stelle und die Akkreditierung auf dem Zertifikat selbst, nicht in der kommerziellen Dokumentation des Anbieters.

Stellen Sie fest, ob sich die Zertifizierung auf ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Managementsystem bezieht: Diese Bereiche sind unterschiedlich. Das Dokument muss zu dem passen, was Sie tatsächlich kaufen.

Erkundigen Sie sich, welche Folgeaudits vorgesehen sind und wie häufig sie stattfinden. Der Umfang einer Zertifizierung kann sich mit dem Produkt entwickeln.

Kundenreferenzen mit zuverlässigen Quellen abgleichen

Verlangen Sie Referenzen direkt vom Anbieter und, wenn möglich, den Namen einer Kontaktperson statt einer einfachen Logoliste. Eine nützliche Referenz ist erreichbar und kennt die Implementierung.

Prüfen Sie zuerst die Existenz des genannten Unternehmens. Sein Firmenname, sein Sitz und die vertretungsberechtigten Personen sind in Zefix oder im kantonalen Register ersichtlich, insbesondere in den Datenbanken von Freiburg und Neuenburg.

Befragen Sie den Kunden zur Nutzungsdauer, zum implementierten Umfang, zur Anzahl der Benutzer, zu Störungen und zur Reaktion des Anbieters. Gleichen Sie mindestens zwei unabhängige Referenzen ab: Ein neuer Kunde und ein langjähriger Kunde beleuchten die Stabilität des Anbieters und die Qualität des Supports nicht auf die gleiche Weise.

Schnelle Entscheidungsmatrix für Schweizer KMU

Sammeln Sie vier Elemente: den Handelsregisterauszug, die geprüften Zertifikate oder Labels, die abgeglichenen Referenzen und die noch offenen Fragen. Vergleichen Sie den Firmennamen, den Sitz, die Rechtsform und die vertretungsberechtigten Personen mit den vom Anbieter gelieferten Informationen; verlangen Sie bei Abweichungen eine schriftliche Erklärung, bevor Sie unterschreiben.

Notieren Sie für jedes Zertifikat die ausstellende Stelle, ihre Akkreditierung, den Umfang und den Gültigkeitszeitraum. Eine Zertifizierung eines Managementsystems bezieht sich nicht auf die gelieferte Software und umgekehrt.

Verlangen Sie eine externe Expertise, wenn die Geschäftstätigkeit stark von der Software abhängt, wenn die verarbeiteten Daten sensibel sind oder wenn die Antworten des Anbieters unvollständig bleiben.

Wichtige Prüfungen vor der Wahl eines Schweizer Softwareanbieters