Vergleich von Unternehmenssoftware: Objektive Kriterien für KMU in der Schweiz

Vom tatsächlichen Bedarf ausgehen statt vom Katalog

Bevor Sie Lösungen vergleichen, beschreiben Sie die abzudeckenden Arbeitsbereiche: Buchhaltung, Lagerbestand, Vertrieb, Produktion oder Kundenbeziehungen. Ein ERP-System kann mehrere dieser Funktionen vereinen; ein CRM zentralisiert die Informationen und Interaktionen mit den Kunden.

Softwarelösungen für den Kundenservice zentralisieren und automatisieren die Unterstützung; Tools zur Bewertungsbewertung überwachen, analysieren und helfen bei der Bearbeitung von Kommentaren, die auf verschiedenen Plattformen veröffentlicht wurden. Tools zur Kundenkommunikation bündeln unter anderem E-Mail, Chat, soziale Medien und SMS.

Diese Kategorien decken nicht denselben Bedarf ab. Ein Schweizer KMU, das seine Rechnungen und seine Buchhaltung verwalten möchte, wird andere Funktionen vergleichen als ein Team, das seinen IT-Bestand verfolgen oder Bewertungen bearbeiten will.

Formulieren Sie den Bedarf in einem Satz und wählen Sie dann überprüfbare Aufgaben für die Demonstration aus. Für ein Schweizer KMU können dazu die Erstellung einer QR-Rechnung, eine MWST-Abrechnung oder die Aktualisierung des Lagerbestands gehören.

Den Umfang abstecken: Ein Tool, mehrere Funktionen

Sage 100 und Odoo 19 Enterprise illustrieren zwei unterschiedliche Umfänge. Sage 100 bietet Buchhaltung, Verkaufsmanagement, Anlagebuchhaltung, Zahlungsmittel, Kundenservice, Produktion und Kasse in Form separater Produkte an; Odoo 19 Enterprise wird als einheitliches System präsentiert.

Für die Buchhaltung eines Einzelunternehmens bietet Swiss21 die Lösung 21.AbaNinja an, eine Software, die für Schweizer KMU, Vereine und Einzelunternehmen entwickelt wurde. Sie umfasst unter anderem doppelte Buchführung, Berichte, MWST-Abrechnungen, automatisiertes E-Banking und QR-Rechnungen. Neoffice stellt ein ERP vor, das Zugriff auf Kunden, Rechnungen, Lagerbestände und Projekte bietet.

HubSpot vereint Marketing, Vertrieb und Kundenservice in einem gemeinsamen Arbeitsbereich. ClearCRM bündelt Vertrieb, Marketing, Fakturierung und Projektmanagement; seine Deals können zu verfolgten Projekten werden und Angebote in Rechnungen umgewandelt werden.

Eine einheitliche Lösung kann Daten zentralisieren und Doppelerfassungen reduzieren; spezialisierte Tools können eine bestimmte Funktion besser abdecken, erfordern jedoch die Überprüfung der Anbindungen. Vergleichen Sie die abgedeckten Aufgaben, ihre Eignung für die reale Arbeit und eventuelle Überschneidungen zwischen den Modulen.

Eine gewichtete Kriterientabelle erstellen

Bewerten Sie die funktionale Eignung, die Gesamtkosten, die Integrationen, die Skalierbarkeit, die Sicherheit, das Hosting und den Support. Fügen Sie für ein Schweizer KMU die Überprüfung der erforderlichen buchhalterischen und fakturierenden Funktionen sowie die Konformität mit dem DSG und den Speicherort der Daten hinzu.

Definieren Sie die Kriterien und ihre Gewichtung vor den Demonstrationen. Bewerten Sie jede Lösung auf derselben Skala und geben Sie für jede Note an, ob die Funktion demonstriert wurde, ob sie fehlt oder noch bestätigt werden muss.

In einem Vergleich der nativen Fähigkeiten von Sage 100 und Odoo 19 Enterprise, ohne spezifische Entwicklung oder Drittanbietermodule, lauten die Noten: französische Buchhaltung 9,5/9,5; Verkaufsmanagement 7/9,5; Lager und Logistik 5,5/9,5; CRM und Akquise 3,5/9,5; Web, E-Commerce und Kasse 2,5/9; Produktion 6/9; Projekte und Dienstleistungen 4/9; Benutzererfahrung 5,5/9; Datenvereinheitlichung 3/9,5.

Diese Noten beziehen sich auf Fähigkeiten, die im Kontext der französischen Buchhaltung verglichen wurden. Um in der Schweiz zu entscheiden, prüfen Sie separat die MWST-Abrechnungen, QR-Rechnungen und andere erforderliche Funktionen; gewichten Sie die Kriterien stärker, die dem vorrangigen Bedarf des KMU entsprechen.

Das Ökosystem der Integrationen vor der Benutzeroberfläche bewerten

Erfassen Sie die bereits genutzten Tools, beispielsweise Fakturierung, Messaging oder Ticketing. Prüfen Sie die verfügbaren Austauschmöglichkeiten und identifizieren Sie Schritte, die eine manuelle Eingabe oder eine spezifische Entwicklung erfordern würden.

Swiss21 gibt an, dass sein Buchhaltungsmodul mit dem Fakturierungsmodul funktioniert und automatisch Buchungen für Rechnungen und von der Bank erhaltene Zahlungen erstellt. Bei Neoffice aktualisieren Verkäufe am Point of Sale den Lagerbestand in Echtzeit.

Prüfen Sie für jede Anbindung die Entwicklungskosten, die eventuelle Lizenzgebühr des Connectors und dessen Wartung bei Updates. Integrieren Sie diese Aufgaben und Kosten in die Bewertung der Lösung.

Die Gesamtkosten über den geplanten Zeitraum beziffern

Addieren Sie Lizenzen, Implementierung, Datenmigration, Schulung, Betrieb und Support über den geplanten Zeitraum. Fordern Sie ein Angebot in CHF an und prüfen Sie die Behandlung der Schweizer Mehrwertsteuer, insbesondere für SaaS-Lizenzen, ohne Angebote mit unterschiedlichem Umfang zu vergleichen.

Die angegebenen Beträge für Sage 100 sind in Euro netto: Das Verkaufsmanagement beginnt bei 64 € pro Monat, mit einer jährlichen Spanne von 940 bis 2'200 € für den ersten Benutzer je nach Paket; die Buchhaltung hat den gleichen Einstiegspreis. Die Anlagebuchhaltung kostet 95 € pro Monat, der Kundenservice 34 €, die Kundenbeziehung 32 oder 45 € pro Benutzer und die Zahlungsmittel 27 € pro Monat.

Diese Beträge in Euro netto stellen kein Budget in CHF für ein Schweizer KMU dar. Swiss21 bietet seine Buchhaltungssoftware für Einzelunternehmen kostenlos an; Neoffice wirbt mit einer siebentägigen kostenlosen Testphase.

Vergleichen Sie bei delegierter Betreuung auch das Pauschalpaket und das darin enthaltene Servicelevel. Darest gibt an, ein monatliches Pauschalpaket in Abhängigkeit vom erbrachten Servicelevel zu berechnen, unabhängig von den eingesetzten Ressourcen.

Überprüfbare Serviceverpflichtungen fordern

Verlangen Sie schriftliche Verpflichtungen und messbare Ziele: verfolgte Indikatoren, Häufigkeit der Berichte, Zufriedenheitsumfragen und Modalitäten der Nachverfolgung. Diese Elemente ermöglichen die Überprüfung der erbrachten Leistung.

Darest, das seit mehr als 30 Jahren in der Romandie im Bereich der IT-Delegation tätig ist, gibt an, monatliche Berichte zu liefern, KPIs zu analysieren, Zufriedenheitsfragebögen anzubieten und die ITIL-Standards für sein Angebot zur Ergebnisgarantie einzuhalten. Das Unternehmen beschäftigt 55 Berater und hat mehr als 20 aktive Kunden.

Die verfügbare Kompetenz messen, nicht nur das Tool

Identifizieren Sie, wer die Software konfigurieren, administrieren und nutzen wird, sowie die geplante Kontinuität bei Abwesenheit oder Kündigung. Bewerten Sie die für den Betrieb der Lösung und ihrer Integrationen erforderlichen Kompetenzen.

Lassen Sie während der Demonstration die Aufgaben ausführen, die das Team erledigen muss: eine Rechnung erstellen, eine MWST-Abrechnung prüfen oder den Lagerbestand einsehen. So können Sie die konkrete Nutzung jenseits der Benutzeroberfläche bewerten.

Unter realen Bedingungen testen, bevor Sie entscheiden

Begrenzen Sie den Pilotversuch auf ein Team, einen Standort oder eine Tool-Familie und legen Sie die Erfolgskriterien vor dem Start fest. Testen Sie je nach Lösung beispielsweise die Erstellung einer QR-Rechnung, eine MWST-Abrechnung, die Genauigkeit der Inventur oder das Volumen der bearbeiteten Tickets.

Vereinbaren Sie im Vertrag die Bedingungen für die Beendigung des Pilotversuchs und die Rückgewinnung der Daten in einem Format, das von einer anderen Lösung verwendet werden kann. Bewerten Sie die Ergebnisse anhand der vereinbarten Kriterien und nicht anhand des Eindrucks, den die Demonstration hinterlassen hat.

Die Entscheidung dokumentieren und die nächste Überprüfung festlegen

Fassen Sie die gewichteten Noten, die Kostenannahmen, die Ergebnisse des Pilotversuchs und die zu bestätigenden Punkte in einem einzigen Dokument zusammen. Geben Sie die geprüften Funktionen und diejenigen an, die noch validiert werden müssen, insbesondere für die schweizerischen buchhalterischen Anforderungen.

Legen Sie ein Datum für die Neubewertung fest und benennen Sie eine verantwortliche Person. Die Überprüfung kann das Wachstum des Unternehmens, eine neue Familie von abzudeckenden Funktionen oder einen Partnerwechsel berücksichtigen.

Wichtige Schritte im Entscheidungsprozess für ein Schweizer KMU