Softwarekauf in der Schweiz: Lizenzen, Verträge und Compliance

Was man tatsächlich kauft: Lizenz, Dienstleistung oder Entwicklung

In der Schweiz schützt das Bundesgesetz über das Urheberrecht und verwandte Schutzrechte (URG, SR 231.1) Computerprogramme: Art. 2 Abs. 3 stellt sie Werken gleich. Der Schutz entsteht ohne Registrierung und bezieht sich auf die Form des Programms – Code, Dokumentation und vorbereitendes Material –, nicht auf seine Funktionalität.

Ein Programm, das denselben Algorithmus mit anderen Anweisungen ausführt, stellt im Allgemeinen keine Urheberrechtsverletzung dar. Eine Ausnahme ist die literale Transkompilierung, also das Umschreiben des Programms in eine andere Programmiersprache.

Beim Kauf erwerben Sie grundsätzlich ein Nutzungsrecht, nicht den Code. Bei einer Lizenz verbleibt die Verwertung beim Anbieter, während bei einem gehosteten Service die Software bei ihm liegt; bei einer Massentwicklung muss klar geregelt sein, wem die Ergebnisse gehören.

Im Streitfall muss der Urheber nachweisen, dass er die Software vor dem Verletzer entwickelt hat. Sorgfältig aufbewahrte, möglichst zeitgestempelte Versionen ermöglichen es festzustellen, wann jeder Teil des Codes geschrieben wurde.

Art. 6 URG verankert das Schöpferprinzip: Der Urheber, eine natürliche Person, ist der ursprüngliche Inhaber des Urheberrechts. Für eine im Rahmen eines Arbeitsvertrags erstellte Software erlaubt Art. 17 die Übertragung der ausschliesslichen Nutzungsrechte an den Arbeitgeber, sofern die Parteien dies so vereinbart haben; die in Art. 9 und 11 vorgesehenen unveräusserlichen Rechte verbleiben beim Arbeitnehmer.

Die Übertragung eines Teilrechts zieht nicht notwendigerweise die der anderen Rechte nach sich (Art. 16 Abs. 2 URG). Bei Rechten von Angestellten oder Selbstständigen hängt das Ergebnis auch vom anwendbaren Recht ab: Prüfen Sie die Abtretungen fallweise, mit Beratung und gemäss den betroffenen Ländern.

Ein ERP-System verbindet mehrere Verwaltungsfunktionen mit einer gemeinsamen Datenbank: Bestellungen, Lager, Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Vertrieb, Akquise oder Distribution. Die Informationen können so zwischen den Abteilungen fliessen, ohne dass sie systematisch neu erfasst werden müssen.

Für kleine Unternehmen und Selbstständige bietet bexio eine Online-Buchhaltungslösung mit Fakturierung und Zahlungsverkehr; laut den vorgelegten Zahlen haben mehr als 40'000 Schweizer KMU und Kleinstunternehmen diese Lösung eingeführt. Abacus bietet unter anderem ein ERP für Finanz- und Rechnungswesen sowie Funktionen für Personalwesen, Projekte und Löhne.

Abacus bietet zudem AbaNinja an, eine Online-Lösung für Kleinstunternehmen und Selbstständige. Crésus und WinEUR gelten als klassischere, lokal installierte Schweizer Softwarelösungen; SAP, Sage und Oracle zählen zu den historischen Giganten der Branche.

Umfang der Rechte: Dauer, Gebiet, Exklusivität und Unterlizenzen

Der Vertrag muss die Dauer, das Verwertungsgebiet und die Exportbedingungen präzise festlegen. Das schweizerische Urheberrecht findet Anwendung, wenn die Nutzung in der Schweiz erfolgt, gemäss dem Territorialitätsprinzip.

Regeln Sie Unterlizenzen und Vergütungen, seien es Mindestvergütungen oder umsatzabhängige Berechnungen. Ohne präzise Vorgaben kann der Lizenznehmer sein Nutzungsrecht ohne definierte Gegenleistung ausweiten.

Bei einer exklusiven Lizenz sehen Sie eine Mindestvergütung und einen Zielumsatz vor. Exklusivität hat ihren Preis; der Lizenzgeber muss sie zurücknehmen können, wenn die vereinbarten Ziele nicht erreicht werden.

Legen Sie auch den Umgang mit zukünftigen Innovationen und Entwicklungen fest. Der Vertrag muss bestimmen, wem Anpassungen, hinzugefügte Module und Verbesserungen durch den Lizenznehmer oder Dritte gehören.

Komponenten unter freier oder Open-Source-Lizenz haben ihre eigenen Bedingungen, die komponentenweise zu identifizieren sind. Ein Patent kann zudem eine Funktionalität abdecken, die das Urheberrecht nicht schützt.

Der Vertrag: Zu verhandelnde Klauseln und Vorlagen als Grundlage

Präzisieren Sie Garantien und Haftungen, die Aufteilung der Kosten zur Durchsetzung von Immaterialgüterrechten sowie Kündigungsmechanismen. Diese Klauseln bestimmen, wer im Konfliktfall die Kosten und Risiken trägt.

Vorsehen Sie Schulungen, Informationspflichten, Kontrollrechte des Lizenznehmers und regelmässige Verfahren zum Informationsaustausch. Diese Verpflichtungen klären die Nachverfolgung der Softwarenutzung.

Die Schweizerische Digitale Verwaltung erarbeitet und verhandelt Allgemeine Geschäftsbedingungen für ICT-Dienstleistungen. Die Ausgabe 2025 gilt für Verträge, die ab dem 17. März 2025 geschlossen werden, und deckt insbesondere Betrieb, Neuentwicklungen, Beratung und Cloud (XaaS) ab.

Diese Bedingungen eignen sich für ICT-Aktivitäten der öffentlichen Verwaltung und privater Unternehmen; sie ergänzen den im Einzelfall geschlossenen Vertrag. Ihre Annahme bedingt in der Regel die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen, und ihre Anwendung ist in vielen Verwaltungen gesetzlich oder durch Richtlinien vorgeschrieben.

Vertragsvorlagen werden auch im Handel angeboten. WEKA führt einen Standard-Lizenzvertrag für Software für CHF 70.– und einen Service-Level-Agreement-Vertrag (SLA) für CHF 100.–; diese Beträge beziehen sich auf die Vorlagen, nicht auf die Nutzungstarife einer Software.

Um die Gesamtkosten zu vergleichen, prüfen Sie auch Konfiguration, Schnittstellen, Integration und Wartung. Die Anpassung einer generischen ERP-Lösung an schweizerische Anforderungen kann zeitaufwändig und teuer sein; die Zusammenstellung spezialisierter Software kann Integrationskosten verursachen und die Anzahl der Lieferantenverträge vervielfachen.

Compliance nDSG: Was die gewählte Software ermöglichen muss

Das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz (nDSG) wurde am 25. September 2020 genehmigt und gilt seit dem 1. September 2023, gleichzeitig mit der Verordnung über die Zertifizierungen im Bereich des Datenschutzes (VZDS). Die Aufsichtsbehörden führen regelmässige Prüfungen durch.

Die Software muss jede Datenerhebung rechtfernigen, deren Zweck erklären und eine präzise Aufbewahrungsfrist festlegen können. Die zu beachtenden Grundsätze sind Rechtmässigkeit, Verhältnismässigkeit und Sicherheit.

Transparenz betrifft alle Personendaten, nicht nur sensible Daten. Das nDSG gilt für natürliche Personen; genetische und biometrische Daten gehören zu den sensiblen Daten.

Prüfen Sie, ob das Tool die Führung eines Verzeichnisses der Bearbeitungstätigkeiten ermöglicht. Dieses listet insbesondere die Kategorien der betroffenen Personen, die Datentypen, die Bearbeitungszwecke und die Speicherorte auf.

Der Datenschutz muss bereits bei der Konzeption der Bearbeitungen und Anwendungen integriert sein: Privacy-by-Design und Privacy-by-Default. Eine Software, die von vornherein mehr Daten sammelt als nötig, entspricht diesem Grundsatz nicht.

Wenn Sie mit europäischen Kunden arbeiten, kann die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zusätzlich zu den schweizerischen Anforderungen gelten. Eine rechtliche Analyse kann notwendig sein, um die für Ihre Tätigkeit geltenden Regeln zu bestimmen.

Bestimmte vorsätzliche Verstösse gegen Pflichten können Buussen von bis zu CHF 250'000 nach sich ziehen, die direkt die verantwortlichen natürlichen Personen treffen. Fahrlässiges Management kann auch zum Verlust von Aufträgen führen und dem Ruf schaden; die geringe Grösse des Unternehmens entbindet nicht von der Verantwortung.

Für die Fakturierung prüfen Sie die native Generierung der schweizerischen QR-Rechnung mit QR-IBAN und integriertem QR-Code; dieser Standard ist seit 2022 obligatorisch. Kontrollieren Sie auch die Verwaltung der MWST-Sätze von 8,1 %, 3,8 % und 2,6 % sowie der Methoden «effektiv» und «Saldosteuersatz» und der Abrechnungsformate der ESTV.

Für die Lohnbuchhaltung prüfen Sie die einheitliche elektronische Lohnmeldung in XML 4.0, die kantonal aktualisierten Skalen der Quellensteuer, den Lohnausweis (Formular 11) und die Verwaltung der Pensionskassen und der BVG-Sätze nach Alter. Der schweizerische Kontenrahmen unterscheidet sich ebenfalls von den französischen oder deutschen Plänen.

Wichtige regulatorische Anforderungen für Software in der Schweiz

Nach der Unterschrift: Nachverfolgung, Fristen und Archivierung

Das Vertragsmanagement deckt den gesamten Lebenszyklus ab, von der Verhandlung bis zur Archivierung. Es stützt sich auf die operative Nachverfolgung, die Risikokontrolle und die sichere Archivierung.

Überwachen Sie Kündigungsfristen und automatische Verlängerungen. Ein integriertes digitales Tool kann Warnungen automatisieren und helfen, doppelte Leistungen zu vermeiden.

Die Compliance mit dem nDSG erfordert eine präzise Nachverfolgbarkeit der in jedem Vertrag ausgetauschten Personendaten. Diese Nachverfolgbarkeit ermöglicht es, auf Auskunftsbegehren zu reagieren und eine Bearbeitung zu rechtfertigen.

Bei einem Cloud-Service prüfen Sie den Standort der Datenhosting und die Schnittstellen zu anderen Tools. Eine Online-Lösung kann Installations- und Wartungskosten senken, das System aktuell halten und den remote Zugriff auf Daten ermöglichen.

Eine lückenhafte Verwaltung kann das Unternehmen ungedeckten Haftungsrisiken und finanziellen Verlusten aussetzen. Doppelt bezahlte Leistungen oder abgelaufene Verpflichtungen ohne Reaktion sind Beispiele dafür.

Checkliste vor der Unterschrift

Bedarf: Welche Funktionen soll das Unternehmen abdecken – Buchhaltung, Bestellungen, Lager, Löhne, Vertrieb oder Distribution? Die Wahl hängt unter anderem von der Grösse, der Branche und der Rechtsform des Unternehmens ab.

Angebot: Ist die Software ein Buchhaltungstool, ein integriertes ERP oder eine Zusammenstellung spezialisierter Lösungen? Für KMU mit weniger als 50 Personen wird ein All-in-One-Ansatz allgemein als wirtschaftlicher und zuverlässiger dargestellt.

Schweizer Compliance: Bewältigt das Angebot die QR-Rechnung, die MWST-Sätze und -Methoden, die Lohnbuchhaltung und den schweizerischen Kontenrahmen? Prüfen Sie die Funktionen, die für Lohnmeldungen, Quellensteuer und BVG notwendig sind.

Rechte: Haben die Entwickler, sowohl Angestellte als auch Selbstständige, die notwendigen Rechte abgetreten? Welche Elemente sind geschützt und in welchen Gebieten?

Lizenz: Wie lange dauert sie und in welchem Gebiet gilt sie, und welche Export- und Unterlizenzbedingungen bestehen? Legt der Vertrag bei Exklusivität eine Mindestvergütung und einen Zielumsatz fest?

Entwicklungen: Wem gehören Anpassungen, hinzugefügte Module und Verbesserungen? Sind freie oder Open-Source-Komponenten und eventuelle Patente identifiziert?

Daten: Welche Personendaten zirkulieren, zu welchem Zweck, wie lange und wo werden sie gespeichert? Ermöglicht die Software die Führung des Verzeichnisses der Bearbeitungstätigkeiten und die Anwendung von Privacy-by-Default?

Integration und Kosten: Welche Schnittstellen sind verfügbar und welche Konfigurations- oder Wartungsarbeiten sind notwendig? Vergleichen Sie diese Kosten zwischen integrierter Lösung und spezialisierten Tools, bevor Sie wählen.

Verpflichtungen: Plant der Anbieter Schulungen, Information und Kontrollrechte? Teilt der Vertrag die Kosten zur Durchsetzung von Immaterialgüterrechten?

Vertragsende: Welche Kündigungsfristen und Regeln für automatische Verlängerungen gelten? Sind der Umgang mit den Daten und die Modalitäten ihrer Rückgewinnung präzisiert?

Dokumente und Nachweise: Bewahren Sie den Vertrag und die geltenden AGB, das Verzeichnis der Bearbeitungen und die Nachverfolgbarkeit der ausgetauschten Daten auf. Behalten Sie auch die sukzessiven Versionen des Codes und deren Zeitstempel.