Wie Schweizer KMU die Automatisierung starten

Warum Schweizer KMU jetzt automatisieren sollten

Das KMU-Portal des Bundes berichtet, dass der Einsatz von KI in Schweizer KMU von 22 % im Jahr 2024 auf 34 % im Jahr 2025 gestiegen ist, was einem Anstieg von 55 % entspricht. Der Anteil der KMU, die noch nie KI genutzt haben, sank von 45 % auf 29 %.

KMU, die KI eingeführt haben, geben an, durchschnittlich acht Stunden pro Woche bei wiederkehrenden Aufgaben einzusparen. Im Jahr 2025 berichteten 57 % der Schweizer Arbeitgeber von einer Effizienzsteigerung durch KI, gegenüber 46 % im Jahr 2024.

Um zu beginnen, konzentrieren Sie sich auf die Zeit, die für tasks mit geringem Mehrwert absorbiert wird: E-Mails sortieren, Informationen abschreiben, Angebote verfassen oder Kundenanfragen verfolgen.

Zuerst die Aufgaben identifizieren, die automatisiert werden sollen

Wenn dieselbe Aufgabe mehr als dreimal pro Woche anfällt, ist sie ein ernsthafter Kandidat. Wenn sie täglich vorkommt, machen Sie sie zur Priorität.

In KMU sind häufige Aufgaben die Erstellung und der Versand von Offerten oder Rechnungen, Mahnungen an zahlungsverzögerte Kunden, das Abschreiben von Informationen zwischen Tools, Bestätigungs-, Follow-up- oder Onboarding-E-Mails sowie die Erstellung von Verträgen oder Monatsberichten.

Novaia schätzt, dass die Erstellung oder der Versand einer Offerte oder Rechnung oft zwischen 20 und 45 Minuten pro Dokument dauert. Dies ist eine sichtbare, repetitive und zeitaufwändige Aufgabe, also ein guter erster Test.

Die zeitaufwändigsten Aufgaben, die zuerst automatisiert werden sollten

Einen Prozess kartieren, bevor man ein Tool wählt

Der Fall von Akia Events, einer Hochzeitsplanerin in der Romandie, illustriert das Potenzial eines gut gezielten Prozesses. Im von Novaia präsentierten Beispiel reduzierte Nicia, die Gründerin, die Zeit pro Offerte von 45 Minuten auf 2 Minuten, nachdem sie ihren Verkaufszyklus automatisiert hatte.

Zuvor öffnete sie eine Vorlage, kopierte die Kundendaten, berechnete jede Dienstleistung, generierte ein PDF, versandte es per E-Mail, notierte den Versand und erinnerte sich daran, eine Woche später nachzufassen. Bei 5 bis 8 Anfragen pro Woche bedeutete dies einen halben Tag Copy-Paste-Arbeit.

Zerlegen Sie den Prozess in Schritte und identifizieren Sie dann die manuellen Übergänge und die ausgetauschten Daten. Es ist schwierig, einen Prozess korrekt zu automatisieren, der nicht zuerst geklärt wurde.

Eine erste Pilotphase starten, ohne alles zu ändern

Wählen Sie einen wiederkehrenden Prozess und behandeln Sie ihn als Pilotprojekt. Messen Sie einen einfachen Indikator: die Anzahl der Minuten pro Dokument oder die pro Woche gewonnenen Stunden.

Es ist nicht notwendig, mit einer neuen Plattform, einer Migration oder der Rekrutierung eines Entwicklers zu beginnen. Alpenagent empfiehlt einen Pilotprozess, ohne Plattformprojekt oder unnötige Migration.

In der Schweiz beschreibt Edana eine Einführung, die Design, Tests, Schulung und einen evolutionären Fahrplan verbindet. Dieser Ansatz ermöglicht es, die Übergänge nacheinander zu bearbeiten.

Die ersten Tools wählen, ohne das Budget zu sprengen

Zapier und Make sind No-Code-Plattformen, die einfach zu starten sind, ohne Code schreiben zu müssen. Ihre Abonnements können schnell CHF 100 pro Monat überschreiten, wenn das Operationsvolumen steigt.

Als alternative Route hebt das Schweizer Unternehmen make-it-simple sa n8n und KI hervor, um Prozesse zu automatisieren. Onfuture nennt als Richtwerte Microsoft Copilot für rund CHF 30 pro Monat in der Office 365-Umgebung und Gemini Business für rund CHF 20 pro Monat auf Google-Seite.

Ein KI-Assistent kann einen E-Mail-Entwurf verfassen, einen Vertrag oder Bericht zusammenfassen, die Schlüsselpunkte eines Protokolls extrahieren, eine Kundenantwort vorbereiten oder eine eingehende Anfrage in eine strukturierte Aufgabe umwandeln.

Das Budget beschränkt sich nicht auf das Abonnement. Planen Sie auch die Integration in bestehende Tools, die Schulung der Mitarbeitenden und die langfristige Wartung ein.

Vergleich der monatlichen Kosten von Automatisierungstools für Schweizer KMU

Daten sichern und die Kontrolle behalten

Das neue Bundesgesetz über den Datenschutz (nDSG) ist am 1. September 2023 in Kraft getreten. Es gilt für Unternehmen in der Schweiz, die personenbezogene Daten bearbeiten, unabhängig von ihrer Grösse; die bundesweite Aufsichtsbehörde ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

Führen Sie ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, um die Bearbeitungen personenbezogener Daten Ihres KMU zu dokumentieren. Bevor Sie ein Tool verbinden, prüfen Sie auch, wo die Kundendaten fliessen, wer darauf zugreifen kann, was mit dem in das Tool integrierten Know-how geschieht und ob die Lösung den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Wenden Sie die Grundsätze der Rechtmässigkeit, der Treu und Glauben, der Zweckbindung, der Transparenz, der Verhältnismässigkeit, der Richtigkeit und der Sicherheit an. Integrieren Sie den Datenschutz bereits bei der Konzeption der Bearbeitung und in den Standardeinstellungen.

Das Ziel ist es, ein zuverlässiges, nützliches und gut integriertes Tool einzuführen, ohne die Schulung der Mitarbeitenden zu vernachlässigen oder das Projekt zu einer rechtlichen Exposition werden zu lassen.

Fallstricke, die erste Projekte scheitern lassen

Alles auf einmal automatisieren zu wollen, zerstreut die Bemühungen und verhindert die Messung der Ergebnisse. Ein Tool zu wählen, bevor der Prozess geklärt ist, bedeutet, ein schlecht definiertes Problem zu lösen.

Die Automatisierung eines instabilen Prozesses reproduziert seine Inkonsistenzen schneller. Ohne Schulung riskieren die Mitarbeitenden, das Tool zu umgehen und zu ihren alten Gewohnheiten zurückzukehren.

Die Abonnements können das Budget belasten, wenn die Volumina steigen. Eine schlecht dokumentierte Automatisierung reduziert die Rückverfolgbarkeit und erschwert sowohl Korrekturen als auch Kontrollen.

Vorteile vs. Risiken der Automatisierung ohne Schulung

Einfacher Fahrplan für die ersten 30 Tage

Erste Woche: Listen Sie die repetitiven Aufgaben auf, behalten Sie diejenigen, die mehr als dreimal pro Woche anfallen, und wählen Sie eine Priorität. Das KMU-Portal des Bundes bietet Richtwerte zu KI und Marketing-Automation, um mögliche Anwendungen zu prüfen.

Zweite Woche: Kartieren Sie den gewählten Prozess, seine Schritte, seine manuellen Übergänge und die ausgetauschten Daten. Identifizieren Sie die betroffenen personenbezogenen Daten, um sie in Ihrem Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten zu dokumentieren.

Dritte Woche: Testen Sie ein einziges Tool, zum Beispiel Make oder n8n, an diesem Prozess. Messen Sie die Zeit pro Dokument oder die in der Woche gewonnenen Stunden.

Vierte Woche: Dokumentieren Sie die Funktionsweise, schulen Sie die beteiligten Personen und prüfen Sie die Zugriffe und die Datensicherheit. Entscheiden Sie dann, ob der Prozess erweitert werden soll oder ob ein anderer getestet werden muss.

30-Tage-Fahrplan zum Start der Automatisierung