ERP und schweizerische MWST: Was ist zu konfigurieren?

Voraussetzungen vor der Konfiguration klären

Die Mehrwertsteuer (MWST) ist eine allgemeine Verbrauchssteuer, die der Bund von den Unternehmen erhebt, welche sie an die Konsumenten weiterwälzen. Bevor Sie das ERP-System öffnen, klären Sie die Steuerpflicht, die Registrierung im Register und eine allfällige Löschung bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV).

Die Rollen sind klar getrennt: Registrierungen, Bewilligungen und Bescheinigungen werden über das ESTV-Portal bezogen. Das ERP-System erstellt die Abrechnungen und die Meldung im offiziellen XML-Format eCH-0217 eMWST.

Die ESTV hat «Décompte TVA easy» abgeschafft; die Meldung erfolgt ausschliesslich über «Décompte TVA pro» auf dem ESTV-Portal. Die Verbindung nutzt die AGOV-ID, die CH-Login bis spätestens 31. Oktober 2026 schrittweise ersetzen wird.

Zwei Codes bedingen den Zugang: der Aktivierungscode, der per Post an den Sitz des Unternehmens gesendet wird und 90 Tage gültig ist, sowie der Einladungscode, der vom Administrator für maximal 90 Tage verwaltet wird.

Wesentliche Schritte für die MWST-Meldung via ERP

Offizielle Referenzen zur MWST in der Schweiz

Vorteile und Einschränkungen der MWST-Meldung via ERP

Steuersätze, Rundungen und Rechnungen mit mehreren Sätzen konfigurieren

Seit dem 1. Januar 2024 gelten in allen Kantonen drei Sätze: 8,1 % (Normalsatz), 2,6 % (reduzierter Satz) und 3,8 % (Sondersatz für Beherbergung). Der Satz hängt von der erbrachten Leistung ab, nicht vom Kanton oder der Rechtsform.

Der reduzierte Satz deckt unter anderem Lebensmittel ohne alkoholische Getränke, Medikamente, Bücher und Zeitungen ohne Werbecharakter sowie Menstruationshygieneprodukte seit dem 1. Januar 2025 ab. Der Beherbergungssatz gilt für die Unterkunft mit Frühstück, auch wenn dieses separat fakturiert wird.

Eine im Restaurant servierte Mahlzeit unterliegt normalerweise dem Normalsatz von 8,1 %; der Verkauf von Lebensmitteln zum Mitnehmen kann unter 2,6 % fallen, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Konfigurieren Sie diese Fälle pro Artikel oder Artikelgruppe, niemals pauschal pro Kunde.

Zu implementierende Formeln: MWST = Netto × Satz ÷ 100 und Brutto = Netto × (1 + Satz ÷ 100). Bei 1'000 CHF netto zu 8,1 % beträgt die Steuer 81 CHF und der Bruttopreis 1'081 CHF.

Um die Steuer aus einem Bruttobetrag zu extrahieren, teilen Sie durch (1 + Satz ÷ 100): 1'081 CHF brutto zu 8,1 % ergeben wieder 1'000 CHF netto. Ziehen Sie niemals 8,1 % direkt vom Bruttobetrag ab.

Berücksichtigen Sie die Rundung auf den Rappen und die Berechnung pro Kategorie. Eine Rechnung mit mehreren Sätzen wird kategoriebezogen behandelt, wobei jede Kategorie ihren eigenen Satz hat.

MWST-Sätze in der Schweiz seit dem 1. Januar 2024

Steuerkennzeichen pro Meldungszeile erstellen

Eine separate MWST-Buchhaltung pro Meldungszeile ist Voraussetzung für die automatische Generierung des Berichts. Erstellen Sie daher so viele Steuerkennzeichen, wie Zeilen gefüllt werden müssen.

Zwei Vorgänge mit demselben Steuersatz können zwei verschiedene Kennzeichen erfordern: Eine in der Schweiz steuerbare Lieferung und eine steuerbefreite Ausfuhr erscheinen nicht in derselben Zeile der Abrechnung.

Erstellen Sie die Kennzeichen vor den applikationsspezifischen Einstellungen für das Berichtsformat: Diese ordnen Sie später den Suchergebnissen zu.

Kennzeichen den eCH-0217-Suchen zuordnen

Die schweizerische Meldung wird im offiziellen XML-Format gemäss der Norm eCH-0217 eMWST generiert. Für die Schweiz konfigurieren Sie drei Suchen: Umsatzsuche, Berichtsfeldsuche und Weitere Cashflow-Suche.

Das Mapping erfolgt in zwei Schritten: Jedes Steuerkennzeichen wird einem Suchergebnis zugeordnet, und dieses Suchergebnis wird einer Meldungszeile zugewiesen. Die Spalte «Suchergebnis» im vorkonfigurierten Format gibt die erwartete Zuordnung an.

Zeile 200 (totalConsidération) aggregiert die Ergebnisse TaxableSupplies, TaxableSupplies22, SuppliesToForeignCountries, SuppliesAbroad, TransferNotificationProcedure, SuppliesExemptFromTax und VariousDeduction.

Zeile 205 (opted) erwartet TaxableSupplies22; Zeile 220 (suppliesToForeignCountries) erwartet SuppliesToForeignCountries.

In SAP S/4HANA Cloud wird die Report-Kategorie CH_VAT_DCL (MWST-Meldung – Schweiz) über die Anwendung «Ausführung gesetzlicher Reports» gestartet.

Gegenwerte, Exporte und Vorsteuerabzug konfigurieren

Zeile 200 enthält den Gesamtbetrag der vereinbarten oder erhaltenen Gegenleistung: Gegenleistung für Lieferungen, für die die Besteuerungsoption ausgeübt wurde, Lieferungsübertragungen nach dem Meldeverfahren und ins Ausland bewirkte Lieferungen. Dies entspricht dem weltweiten Umsatz.

Zeile 205 meldet die Gegenleistung für steuerbefreite Lieferungen ohne Vorsteuerabzug (Art. 21), für die die Besteuerungsoption nach Art. 22 ausgeübt wurde.

Zeile 220 deckt steuerbefreite Lieferungen ab, wie z. B. Exporte (Art. 23), sowie Lieferungen an institutionelle und individuelle Empfänger, die steuerbefreit sind (Art. 107 Abs. 1 Bst. a).

Prüfen Sie im ERP, dass diese Flüsse in der richtigen Zeile landen und dass die Abzüge (VariousDeduction) einem Suchergebnis und einer Zeile zugeordnet sind.

Abrechnungsmodalitäten und Zugang zum ESTV-Portal konfigurieren

Periodizität, Modus und Methode der Abrechnung können online im ESTV-Portal unter «Neue Vorgänge» geändert werden, nachdem das gewünschte Unternehmen ausgewählt wurde.

Seit dem 1. Januar 2025 kann ein Unternehmen, dessen Jahresumsatz 5'005'000 CHF nicht übersteigt, auf Antrag die MWST jährlich abrechnen.

Die berichtigende Abrechnung und die jährliche Abstimmung sind Funktionen von «Décompte TVA pro». Stellen Sie im ERP eine Periode oder ein Geschäftsjahr bereit, das diese beiden Verarbeitungen aufnehmen kann.

Der Zugang erfolgt über das ESTV-Portal, wobei die AGOV-ID empfohlen wird; ein bestehendes CH-Login-Konto muss mit AGOV verknüpft werden, da AGOV CH-Login bis spätestens 31. Oktober 2026 ersetzen wird.

Erwerbsbesteuerung, Fernverkauf und Währungen bearbeiten

Die Steuer auf Erwerb und den Versandhandel gehören zu den Bereichen, die mit der Steuerpflicht behandelt werden. Planen Sie die entsprechenden Kennzeichen und Zeilen im ERP ein, anstatt sie in den gewöhnlichen Umsatzzeilen zu erzwingen.

Für Fremdwährungen veröffentlicht die ESTV die MWST-Wechselkurse, entweder zum Tageskurs oder zum monatlichen Durchschnittskurs. Legen Sie im ERP die gewählte Variante im Voraus fest, um die beiden Methoden nicht innerhalb derselben Abrechnung zu vermischen.

Zwei nicht zu verwechselnde Bescheinigungen werden über das ESTV-Portal beantragt. Die MWST-Bescheinigung für Unternehmen dient im Ausland als Nachweis im Verfahren zur Rückerstattung der ausländischen MWST und für die Anmeldung der Steuerpflicht. Die Registrierungsbescheinigung beweist die Eintragung im schweizerischen Register der MWST-pflichtigen Personen.

Parametrisierung prüfen, abstimmen und testen

Kontrollieren Sie, dass jedes Steuerkennzeichen nur eine Zeile speist und dass die Summe der Kennzeichen mit der Gesamtsumme der Abrechnung übereinstimmt. Ein verwaistes oder doppelt zugeordnetes Kennzeichen lässt sich durch Vergleich dieser beiden Summen erkennen.

Testen Sie die Berechnung anhand konkreter Zahlenbeispiele: 1'000 CHF netto zu 8,1 % müssen 81 CHF Steuer und 1'081 CHF brutto ergeben, und die Extraktion aus 1'081 CHF brutto muss wieder 1'000 CHF netto ergeben. Fügen Sie eine Rechnung mit mehreren Sätzen hinzu, um die bereichsweise Berechnung zu validieren.

Führen Sie eine berichtigende Abrechnung und eine jährliche Abstimmung mit Testdaten durch, bevor Sie das System produktiv setzen, und prüfen Sie, ob die übertragenen Beträge mit der Buchhaltung übereinstimmen.

Stellen Sie schliesslich sicher, dass die erzeugte Datei dem offiziellen XML-Format eCH-0217 eMWST entspricht, das von der ESTV erwartet wird.

Wesentliche Kontrollen vor der Produktivsetzung